Conversion de courriers en actions
S’il vous est impossible de saisir directement dès données dans OmniFocus (si vous travaillez par exemple avec l’ordinateur d’une autre personne), vous pouvez vous envoyer un message électronique spécialement formaté qu’OmniFocus se chargera de traiter plus tard. Pour le configurer, utilisez la sous-fenêtre des préférences Mail d’OmniFocus.
Pour activer le traitement du courrier électronique, cochez la case Ajouter une règle de Mail pour créer des actions OmniFocus.
Une fois la règle de Mail ajoutée, vous pouvez indiquer à OmniFocus le type de messages que vous recherchez. Une des méthodes possibles consiste à rechercher les messages ayant +omnifocus avant le signe @ dans l’adresse de destination, par exemple cornelius+omnifocus@omnigroup.com. Si votre service de messagerie est correctement configuré pour ce type d’adressage, le message arrive dans la boîte à lettres qui convient, comme si le signe plus et le mot supplémentaire ne s’y trouvaient pas (ils servent d’étiquette pour indiquer un traitement particulier). Une autre méthode consiste à rechercher les messages dont la ligne d’objet commence par certains caractères (par défaut, il s’agit de --).
Si vous désirez garder les messages traités par OmniFocus dans une boîte à lettres particulière, sélectionnez Archiver les messages traités dans et choisissez une boîte à lettres. Dans le cas contraire, ils sont supprimés.
La liste Adresses de courrier entrant autorisées est automatiquement remplie avec toutes les adresses électroniques figurant sur la fiche « Moi » du Carnet d’adresses. Vous pouvez ajouter des adresses, si vous comptez vous envoyer des actions OmniFocus à partir d’autres comptes.
Le mode de traitement des messages est assez détaillé et vous disposez de nombreuses options pour formater vos éléments : La ligne d’objet et le corps du message sont compilés en un seul bloc de texte.
La première ligne, et toutes les autres lignes commençant par -- (trait d’union double), devient une nouvelle action. Les autres lignes deviennent des notes pour l’action précédente.
Pour spécifier un projet, utilisez le signe « > » (supérieur à) ou « :: » (deux deux-points), suivi d’un nom de projet ou d’une abréviation. Les deux-points sont plus pratiques pour l’iPhone parce qu’ils se trouvent sur le premier clavier plutôt que sur le clavier mathématique moins accessible. La chaîne de projet doit correspondre exactement à celle qui est utilisée dans OmniFocus.
Pour préciser un contexte, utilisez @ (signe arobase), suivi du nom d’un contexte ou d’une abréviation. Comme les noms de projet, le nom de contexte correspond à celui utilisé dans OmniFocus.
Pour saisir une date de début ou d’échéance, utilisez le caractère # (dièse), suivi d’une expression de date quelconque. Vous pouvez utiliser les même expressions que dans OmniFocus (demain, 30-09-2008, 2s, etc.) dans les messages électroniques. Si seulement une date est présente, elle devient la date d’échéance. S’il en existe deux (chacune présentant le symbole dièse), la première devient la date de début et la deuxième la date d’échéance.
Pour saisir une estimation de durée, utilisez $ (signe dollar) suivi d’une expression de durée quelconque (par exemple, 5m, 1h, etc.) ; vous pouvez utiliser les mêmes expressions de durée que dans OmniFocus.
Pour signaler l'action d'un drapeau, utilisez ! (point d'exclamation) à la fin du titre de l'action.
Vous pouvez également ajouter une note sur la même ligne que le titre d’une action en les séparant de // (deux barres obliques). Tout ce qui se trouve après les barres obliques se transforme en note, mais les barres obliques doubles des URL, comme omnigroup.com, ne comptent pas.
Voici quelques exemples d’actions que vous pouvez vous envoyer : -- Action
Note note note note note la la la
note la la
-- Autre action > Projet 2 @ Contexte 3
Note
J'ai des lignes vides dans ma note
Très bien
-- Action 3 > Projet 1 @ Contexte 1 // Note sur la même ligne aussi, si cela vous dit
-- Action 4 #vendredi // Échéance vendredi car je n'ai saisi qu'une date
-- Action 5 #lundi #vendredi // Commence lundi ; échéance vendredi.
-- Action 6 #lundi # // Commence lundi ; pas de date d'échéance.
-- Action 7 :: Projet 3 // Écrit sur mon iPhone ; les deux-points remplacent le signe supérieur à.
--Action8>p2@c2#2d$5m//pas besoin d’espaces ni de noms complets